Wenn es einen Schlüsselfaktor gibt, von dem abhängt, ob ein Softwareprojekt erfolgreich ist oder scheitert, ist es ganz sicher die Art, wie es gemanagt wird.
Für das Projekt können ein gut vorbereiteter Management-Plan, eine passende Finanzierung, ein Projekt-Sponsor und engagierte erfahrene Programmierer vorliegen – und doch kann es passieren, dass das Budget und der Zeitplan überzogen werden und das Endprodukt von schlechter Qualität ist. Ein gutes PM ist die absolute Voraussetzung für das Erreichen von Projektzielen, und dies macht wirklich den gewissen Unterschied aus! Je größer das Projekt, desto wichtiger werden die Projektmanagement-Fähigkeiten.
Welches sind die wichtigsten PM-Fähigkeiten?
Man benötigt weit mehr als technisches Know-how und einen effektiven Projektmanager. So sind es auch organisatorische Cleverness, eine „Das schaffen wir“-Einstellung und eine Reihe von Sozialkompetenzen, die oftmals bestimmen, ob ein Projekt reibungslos verläuft.
Wie können Sie prüfen, ob Ihr PM über die nötigen Qualitäten verfügt? Sprechen Sie darüber und stellen Sie Fragen.
Wir haben eine Liste mit den Top 5 Projektmanagement-Fähigkeiten aufgestellt, die Sie von Ihrem ausgelagerten PM erwarten sollten – sowie Vorschläge, mit denen Ihr Outsourcing-Partner beweisen kann, ob er das leisten kann, was verlangt wird.
Bevor Sie sich für einen Softwareentwicklungspartner entscheiden, nehmen Sie sich die erforderliche Zeit für Verhandlungen. Erwarten Sie illustrative Beispiele mit echten Life-Fallstudien und fragen Sie nach Szenarien von Erfahrungswerten. Zögern Sie nicht, andere Kunden um eine Referenz in Bezug auf bestimmte Beispiele des Projektmanagements zu bitten. Und dann: Fragen, Fragen, Fragen!
Top 5 Projektmanagement-Fähigkeiten beim IT-Outsourcing
1. Klare Kommunikation
Ein PM verwendet 90 Prozent seiner Zeit für die Kommunikation. Nichts ist wichtiger als eine deutliche und genaue Informationsbereitstellung. Kommunizieren ist eine Sache, aber effektiv zu kommunizieren, mit gegenseitigem Respekt und einer gewissen Sensibilität für das Thema ist etwas anderes.
Wie können Sie prüfen, ob Ihr PM deutlich kommuniziert?
Fragen Sie nach Kommunikationsplänen und danach, wie sie normalerweise Kontakt mit dem Kunden und den Interessenvertretern des Projekts aufnehmen. Welche Instrumente verwenden sie, um die Effektivität der Kommunikation zu fördern? Ist die Kommunikation auf das Publikum, wie z. B. Techniker oder Nicht-Techniker zugeschnitten? Wie verhält es sich mit dem Kundendienst und Klärung und Erläuterung? Bestätigen sie die Richtigkeit von gesendeten und empfangenen Informationen?
2. Umfang, Kosten, Zeit und Qualitätsmanagement
Ein guter Projektmanager kann das Projekt nicht nur gut planen sondern auch ausführen und entsprechend reagieren. Es erfordert starke organisatorische Fähigkeiten und zeitnahe Entscheidungen, basierend auf Fakten und dem jeweiligen Bedarf. Ein PM muss sich mit grundsätzlichen Prozessen, Instrumenten und Methoden der Produktentwicklung umfassend auskennen, um qualitativ hochwertige Ergebnisse rechtzeitig sowie innerhalb des Budgets zu erzielen und letztendlich den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.
Wie prüft man die Fähigkeiten des PM in Bezug auf Kosten, Zeit und Qualitätsmanagement?
Fragen Sie, welche Techniken in Bezug auf Umfang, Zeit, Kosten und Qualitätsmanagement er verwendet. Fragen Sie nach der Grundausrichtung des Projekts (Beispiele in Bezug auf Umfang, Kosten, Zeit und Qualitätsmanagement). Wie wird überwacht, wie das Projekt bisher verlief, wie der aktuelle Status ist und wie es weiter verlaufen wird? Finden Sie heraus, welche Instrumente, Methoden und Techniken des Produktmanagements er im Allgemeinen anwendet. Wie werden die Arbeitsabläufe gemanagt? Wie werden Ergebnisse, Zeit und Kosten überwacht? Ist in dem Projekt eine Qualitätssicherung (QA) vorgesehen? Kann er Zertifikate vorweisen, mit denen er seine Projektmanagementkompetenzen nachweisen kann?
3. Risikomanagement
Softwareprojektmanagement ist eine sich schnell entwickelnde Umgebung, die die richtige Mischung aus kritischer und analytischer Denkweise, einer Problem lösenden Einstellung und Durchsetzungsvermögen erfordert. Am wichtigsten dabei ist die rigorose Methodik bei der Vorbereitung des Risikomanagementplans, bei der Risikoidentifizierung, der Risikoanalyse, der Planung der Risikobehandlung und der Überwachung und Kontrolle der Risikobewältigung. Ein PM, mit dem Sie gut zusammenarbeiten können, erörtert nicht nur potenzielle Lösungen und ist in der Lage, das zugrunde liegende Problem zu erkennen, sondern zeigt auch Chancen und Lösungen auf und zieht seinen Nutzen daraus.
Wie können Sie die Risikomanagement-Fähigkeiten des PMs prüfen?
Fragen Sie nach, welche Techniken für die Problemvorbeugung und -lösung zur Anwendung kommen. Stellen Sie sicher, dass Industrietrends und deren Auswirkungen auf das Geschäft richtig verstanden werden. Werden Wettbewerbsaspekte überwacht? Wie stellt man fest, ob das Projekt noch planmäßig verläuft? Wie stellt man sich auf unvorhergesehene Probleme ein? Ist man authentisch und vorausschauend genug, um einem Scheitern des Projekts vorzubeugen? Werden Partner herausgefordert?
4. Project Recovery
Es kann vorkommen, dass das Projekt aus dem Ruder läuft und in Gefahr gerät. Ein guter PM ist in der Lage, auch in Stresssituationen einen kühlen Kopf zu bewahren und, falls erforderlich, die Verantwortung für Fehler zu übernehmen. Er kann auch ein schlecht laufendes Projekt allmählich wieder in die richtigen Bahnen lenken und es damit retten.
Wie können Sie die Project Recovery-Fähigkeiten des PMs prüfen?
Fragen Sie, ob er schon einmal ein Scheitern eines Projekts erlebt hat. Was ist passiert? Hat er schon einmal eine Rettungsaktion mitgemacht? Wie ist er die Sache angegangen? Hat er Informationen aus vergangenen Projekten und gewonnene Erkenntnisse für alle vorherigen Projekte dokumentiert und gespeichert ?
5. Team Management
Softwareentwicklung ist eine Teamsache und das Team Management erfordert mehr als nur strategische Verwaltung und die Koordination einer Gruppe von Personen. Ein PM muss Einfühlungsvermögen und ein Gefühl für Humor haben, die Anerkennung innerhalb des Teams gewinnen und eine „Wir machen das zusammen“-Atmosphäre schaffen. Vergessen Sie nicht, dass Führungserfolg in der Motivation und Inspiration verborgen ist und nicht so sehr in der Auftragserteilung und -delegierung.
Wie können Sie beurteilen, ob der PM ein Teamplayer ist?
Wie ist Ihr persönlicher Eindruck über den PM? Ist er nett und können Sie sich vorstellen, viele Stunden zusammen mit ihm zu verbringen? Falls nicht, sind Sie möglicherweise nicht der Einzige mit diesem Eindruck.
Projektmanagement schafft einen Mehrwert
Der PM ist ein fester Pfeiler für den Erfolg eines Projekts, da er allein für die Leitung des Projekts und die Erfüllung der entsprechenden Ziele verantwortlich ist. Wenn Sie den Mehrwert eines guten Projektmanagers nicht erkennen, kann dies Ihr Projekt buchstäblich ruinieren. Ein PM mit der richtigen Mischung aus soft skills (sozialer Kompetenz) und hard skills (Ausbildung und Erfahrung) maximiert nicht nur die Kapitalrendite sondern minimiert auch das Risiko des Scheiterns.
Am Ende zählt nur, ob Ihre Erwartungen erfüllt wurden. Und ein guter PM ist die Voraussetzung dafür, dass dies gelingt.