Beim IT-Outsourcing ist es absolut wichtig, den richtigen Anbieter auszuwählen. Dies ist nicht nur für den Erfolg des Projekts essentiell, sondern auch für unser Unternehmen und oftmals auch unsere berufliche Zukunft.
Es gibt jedoch zahlreiche Faktoren, die die Entscheidung für einen bestimmten IT-Anbieter beeinflussen, und oftmals stehen wir unter enormem Druck, die Kosten gering zu halten und das günstigste Angebot zu wählen. Leider bewahrheitet sich das Sprichwort: „Kauf billig, kaufe zweimal“ nur zu oft in Fällen wie diesen.
In diesem Artikel beleuchten wir eine Fallstudie eines Unternehmens, das in Bezug auf die Auswahl des Technologie-Anbieters eine schlechte Entscheidung getroffen hat. Wir schauen uns einmal an, was schief gegangen ist und wie das Unternehmen es allmählich geschafft hat, das Projekt wieder in die richtige Bahn zu leiten. Wir schauen uns auch an, wie Sie selbst vorgehen können, wenn Sie in eine Situation geraten, in der Ihr IT-Lieferant seinen Job nicht ordnungsgemäß ausführt und Sie ihn gehen lassen müssen.
Das Unternehmen und sein Problem
Das Unternehmen war ein europäisches Transportversicherungsunternehmen, das weltweit Geschäfte betrieb. In 2013 begann das Unternehmen seine Zusammenarbeit mit einer Offshore-IT-Firma mit Sitz in Asien, angelockt durch deren wettbewerbsfähige Preise für Softwareentwicklung. Ziel des Projektes war der Austausch eines wichtigen Systems, von dem die täglichen Geschäftsabläufe des gesamten Unternehmens abhingen, mit einem neuen, maßgeschneiderten System, das in eine Reihe anderer Systeme von Drittparteien passen musste.
Leider zeichnete sich ab, dass das Unternehmen seiner Aufgabe nicht ordnungsgemäß gerecht wurde. Anforderungen und Fristen wurden nicht eingehalten und die gelieferten Ergebnisse waren von schlechter Qualität. Nach einigen langen Jahren und säckeweise herausgeworfenem Geld wurde letztendlich der Beschluss gefasst, die Zusammenarbeit zu beenden und einen neuen Anbieter zu suchen, der die Situation retten könnte.
Von den Fehlern anderer lernen
Das Problem, mit dem die Versicherung konfrontiert wurde, wird derzeit von Future Processing gelöst. Wir arbeiten bereits seit Anfang 2016 zusammen, und das Endergebnis ist für Mitte 2018 geplant. Das Projekt, das in .Net entwickelt wurde, läuft nun gut. Die Versicherungsgesellschaft ist mit dem Verlauf der Zusammenarbeit und den bisher von uns gelieferten Ergebnissen sehr zufrieden.
Aber wie konnte das Unternehmen wissen, dass seine Entscheidung für Future Processing nicht zu einer ähnlichen Katastrophe führen würde? Die Antwort lautet: Empfehlung – dem IT-Verantwortlichen der Versicherung wurde Future Processing von einem Kollegen einer anderen Versicherungsgesellschaft empfohlen, die zuvor mit uns an einem Softwareprojekt zusammengearbeitet hatte.
Was können Sie tun, wenn Ihr ausgelagertes Softwareprojekt scheitert?
Wenn Sie wie im beschriebenen Fall der Meinung sind, dass ein Anbieterwechsel die beste Lösung ist, sollten Sie wie folgt vorgehen:
1. Fragen Sie nach Empfehlungen
Sich an andere Marktteilnehmer zu wenden, ist eine gute Idee und kann auf mehrere Arten erfolgen. Fragen Sie in Ihrem eigenen Netzwerk nach Empfehlungen, beispielsweise unter Verwendung von Sozialen Medien wie LinkedIn – dort können Sie sicher sein, jemanden zu finden, der jemanden kennt…..der ein Softwareprojekt erfolgreich mit einem Outsourcing-Anbieter durchgeführt hat.
Treffen Sie sich mit anderen in Ihrer Branche, zum Beispiel bei Konferenzen usw. Der Austausch mit Kollegen aus ähnlichen Unternehmen in Ihrer Branche erhöht Ihre Chancen, einen Anbieter zu finden, der Ihren Geschäftszweig bereits kennt. Menschen sind oftmals überraschend offen bei Netzwerk-Veranstaltungen und könnten Ihnen einige Tipps geben, wie sie ein Problem mit einem IT-Anbieter, den sie ausgewählt hatten, gelöst haben. Und im Hinblick auf große Veranstaltungen, besuchen Sie IT-Handelsmessen und Outsourcing-Konferenzen, um mit Vertretern der IT-Anbieter persönlich sprechen zu können.
2. Prüfen Sie das Ranking
Eine weitere Möglichkeit, bewährte Software- und IT-Dienstleister zu finden, ist über zuverlässige Firmenbewertungen (Rankings), wie zum Beispiel Clutch. Wenn Sie auf den Ranking-Seiten nach dem passenden Anbieter suchen, schauen Sie sich auch deren Websites an. Dort können Sie zum Beispiel feststellen, ob er in der Branche anerkannt ist, möglicherweise über andere Auszeichnungen. Schauen Sie sich auch die Partnerschaften an, die er pflegt (z.B. Microsoft Certified Partner), und ebenfalls wichtig: Prüfen Sie, ob er ISO-zertifiziert ist (z. B. ISO 27001:2013).
3. Blättern Sie durch Branchenveröffentlichungen
Eine gute Quelle für qualitativ hochwertige IT-Service-Anbieter sind Branchenportale (z.B. das Outsource Magazine oder Intelligent Sourcing). Die Beiträge in diesen Veröffentlichungen stammen oftmals von Personen, die selbst für Technologie-Outsourcing-Firmen arbeiten, und indem Sie die verschiedenen Artikel durchblättern, finden Sie möglicherweise Ihren perfekten Technologiepartner.
4. Beauftragen Sie einen Tech-Berater
Wenn IT und Technologie nicht wirklich zu Ihren Bereichen gehören und Sie den Fehler mit einem falschen IT-Anbieter nicht wiederholen möchten, ist es am besten, das Problem jemandem vorzulegen, der etwas vom Fach versteht, wie zum Beispiel einer Technologie-Beratungsfirma. Ein Technologieberater wird in der Lage sein, Sie im Hinblick auf die Vorgehensweise bei Ihrer Rettungsaktion zu beraten und kann Sie mit einem perfekten IT-Service-Anbieter für Ihren Bedarf in Verbindung bringen.
5. Fragen Sie nach Referenzen
Wenn Sie bereits eine engere Auswahl möglicher Anbieter getroffen haben, die Ihr erfolgloses Softwareprojekt retten könnten, gibt es noch immer einige Dinge, die Sie prüfen sollten und einen kompletten Prozess des Vergleichs mehrerer Anbieter, um absolut sicher sein zu können, dass Sie sich für denjenigen entscheiden, der Ihren Bedürfnissen am ehesten nachkommt. Eine wichtige Sache ist die Prüfung seiner Fallbeispiele – die Namen von Unternehmen, für die er gearbeitet hat, aber auch einen Schritt weiter, ein Anruf bei diesen, um sich über die Zusammenarbeit zu informieren.
Wenn Ihre Organisation einmal eine schlechte Auswahl mit einem IT-Anbieter getroffen hat, wird sie bei einer folgenden Entscheidung viel vorsichtiger sein. Hoffentlich sind die oben angegebenen Tipps hilfreich in Bezug auf die Suche nach dem perfekten neuen Outsourcing-Partner, um Ihr Projekt wieder auf den richtigen Weg zu bringen.