Menu

Techniken zur Optimierung der IT-Kosten

Lesezeit: 8 min

Wenn die Kostenoptimierung Ihrer IT für Sie eine Herausforderung ist, sind Sie nicht allein. Die jüngste Krise hat sich in irgendeiner Weise auf das Budget fast aller Unternehmen ausgewirkt. Einige haben sicherlich von der Nachfrage nach ihren Produkten oder Services profitiert, aber die meisten müssen unwillkommene Einschnitte hinnehmen.

Die Umstellung auf die Online-Kollaboration, die ursprünglich als vorübergehende Maßnahme gedacht war, wird nun zu einem Teil der dauerhaften strategischen Ausrichtung, da immer weniger Mitarbeiter ins Büro zurückkehren wollen. Der zunehmende Bedarf an Online-Kommunikations- und Kollaborationstools sowie Infrastrukturen ist jedoch selten mit einer Erhöhung des Budgets der IT-Abteilungen verbunden. An dieser Stelle kommt die Kostenoptimierung ins Spiel, nicht die Kostensenkung.

Kostenoptimierung statt Kostensenkung

Laut Gartner ist die Kostenoptimierung eine „ist eine geschäftsorientierte, kontinuierliche Übung, die den Geschäftswert maximieren und gleichzeitig die Kosten senken soll.“. Es geht also nicht um „minimale Kosten – Punkt“, sondern darum, das Geld klug auszugeben, sodass jeder Euro, jedes Pfund oder jeder Dollar dem Unternehmen maximalen Nutzen bringt.

Damit Ihr Unternehmen die pandemiebedingte Krise überstehen und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen kann, müssen Sie die Ressourcen so umverteilen, dass nicht nur die Kosten gesenkt, sondern auch die Umsatzziele Ihres Unternehmens erreicht oder übertroffen werden.

Kostenoptimierung in der IT – wo Sie beginnen sollten

In diesem Abschnitt haben wir einige Techniken aufgelistet, die Sie anwenden können, wenn Sie Ihre Ausgaben überprüfen müssen.
Beginnen Sie mit der Diagnose und Bewertung der aktuellen Budgetsituation. Betrachten Sie die Ausgaben Ihres Budgets aus einer eingehenden Perspektive und denken Sie daran, jede Ausgabe, die Ihnen nicht ganz vertraut ist, zu überprüfen. Ermitteln Sie dann die kritischen Bereiche, die Sie unbedingt beibehalten müssen, und diejenigen, die weniger wichtig sind, gestrichen oder reduziert werden können. Welche Bereiche sollten Sie also berücksichtigen?

Was sollten Sie bei der Kostenoptimierung überprüfen?

Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihre Ausgaben umzuverteilen, sollten Sie die folgenden Bereiche überprüfen:

  • Produktportfolio

Überprüfen Sie das Portfolio aller Produkte, die Sie unterstützen oder warten – vielleicht sind einige Anwendungen überflüssig, aber niemand hatte bisher den Mut, dies laut auszusprechen? Unbenutzte Software-Produkte zu entfernen, kann zu Einsparungen bei Unterhalt, Speicherplatz, Servergebühren und Lizenzen führen. Wenn eines Ihrer Systeme mühsam zu bedienen ist, können Sie es abschaffen oder durch eine einfachere Anwendung ersetzen, um Ihre Mitarbeiter zu entlasten und ihnen mehr Zeit einzuräumen.

Ziehen Sie die Stilllegung von Legacy-Programmen in Erwägung – es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen mit der Wartung zu kämpfen hat, weil es immer weniger talentierte Entwickler gibt, die sich mit der jeweiligen Technologie oder den Rahmenbedingungen auskennen. Und das ist nicht der einzige kostspielige Aspekt bei der Wartung von Altsystemen. Wenn das System alt, aber immer noch sehr wichtig ist, investieren Sie Geld, um es auf eine neue Technologie umzustellen.

Überlegen Sie auch, ob eine Reihe kleinerer Anwendungen mit ungenutzten Funktionen durch eine einzige Lösung ersetzt werden könnte, die jedoch wirklich gut auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist (z. B. eine maßgeschneiderte Plattform)? Oder vielleicht können Sie ein bestehendes Programm verwenden, aber Geld investieren, um die von Ihnen benötigten Funktionen hinzuzufügen?
Schließlich sollten Sie ein Audit Ihrer Software in Erwägung ziehen, um herauszufinden, welcher Teil davon ein Sicherheitsrisiko für Ihr Unternehmen darstellen könnte und was Ihre internen Prozesse verlangsamt. Mit einem solchen Audit können Sie Geld sparen, da es Sie vor einem möglichen Datenleck bewahrt und Dinge aufzeigt, die sich negativ auf die Effizienz Ihres Unternehmens auswirken.

  • Prozesse

Suchen Sie nach Verfahren, die vereinfacht und standardisiert werden können. Automatisieren und digitalisieren Sie die Abläufe, stellen Sie auf papierlos um (ja, es gibt Unternehmen, die immer noch mit Stift und Papier arbeiten!)

Ziehen Sie den Einsatz neuer Technologien in Erwägung – gibt es beispielsweise Prozesse, die automatisiert werden könnten?

Schließlich sollten Sie sich die Daten ansehen, die Ihren Prozessen und Geschäftsentscheidungen zugrunde liegen. Optimieren Sie Ihre Daten mithilfe von Business Intelligence – ein verstärkter Datenfluss bedeutet eine größere betriebliche Flexibilität, da die Systeme effizienter arbeiten und mehr Prozesse bewältigen können.

  • Mitarbeiter

Die Überprüfung und Stilllegung verschiedener Anwendungen reduziert nicht nur die Ausgaben für Wartung und Hardware, sondern verschafft Ihrem Team auch mehr Zeit für die Unterstützung neuer Initiativen. Angesichts der zunehmenden Bedeutung der Digitalisierung müssen sich die Mitarbeiter möglicherweise in innovativen Bereichen weiterbilden, um an neuen Projekten arbeiten zu können – Geld für Schulungen auszugeben, ist eine Investition in Mitarbeiter.

Wir bei Future Processing sind der Überzeugung, dass, wenn man Mitarbeiter fair behandelt, sie sich stärker einsetzen und in ihren Projekten über sich hinauswachsen sowie einen besseren Wert für unsere Kunden schaffen. Dadurch wird auch die Fluktuationsrate gering gehalten und die Kosten für die Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter gesenkt. Investieren Sie also in Ihre Mitarbeiter, anstatt sie aus Kostengründen zu entlassen.

  • Physische Ressourcen

Mit der Zunahme der Telearbeit sollten Sie überdenken, ob all die eigenen oder gemieteten Büros wirklich sinnvoll sind. Wäre Hot Desking oder das Vermieten eines Teils Ihrer Räumlichkeiten stattdessen eine gute Option? Könnten Sie vielleicht einen temporären Konferenzraum für ein paar Tage in der Woche mieten? Wie wäre es, Ihre Mitarbeiter zu bitten, seltener ins Büro zu kommen? Viele von ihnen werden dieses Angebot zu schätzen wissen, und für Sie bedeutet dies eine geringere Belastung der IT-Infrastruktur (Desktop-Computer, Router, Drucker, Energie, Bandbreite usw.)

Wie sieht es mit Rechenzentren jenseits der Büroflächen aus? Wäre die Verlagerung in eine Cloud nicht eine bessere Lösung? Es stehen verschiedene Cloud-Preismodelle zur Auswahl, sodass Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erzielen können.

  • Services

Überprüfen Sie die Services und Abonnements, um festzustellen, ob es ungenutzte Services gibt, für die Ihr Unternehmen zahlt.

Prüfen Sie auch die Verträge mit den Anbietern – sind Sie sicher, dass Sie alles benötigen, wofür Sie gemäß Vertrag bezahlen? Enthält er vielleicht Services, die Sie schon seit Jahren nicht mehr nutzen oder – seien wir ehrlich – nie genutzt haben?

Es lohnt sich auch, verschiedene Beschaffungsmöglichkeiten in Erwägung zu ziehen. Wäre Multisourcing eine gute Option für Sie? Andererseits wäre es vielleicht besser, mehrere Lieferanten durch einen End-to-End-Technologiepartner zu ersetzen, der sich um alles kümmert, von der Geschäftsanalyse über Softwaredesign und -entwicklung bis hin zur Wartung der Software?

Kostenoptimierung – Umsetzung

Bei der Bewertung des optimalen Einsatzes von Services, Software, Mitarbeitern, Ressourcen und Prozessen sollten Sie sich immer auf den Wert konzentrieren.

  • Kostenmanagementrahmen

Gartner empfiehlt die Einführung eines einheitlichen Kostenmanagementrahmens. So kann im gesamten Unternehmen ein gemeinsames Verständnis dafür vermitteln werden, welche Kosten gesenkt und optimiert werden sollten und welche geschützt werden müssen, um das Unternehmen voranzubringen.

  • Bereichsübergreifende Zusammenarbeit

Seien Sie neugierig und arbeiten Sie mit Mitarbeitern aus dem gesamten Unternehmen zusammen – fragen Sie die Vertreter der Geschäftsbereiche, warum sie ein bestimmtes Asset benötigen, und prüfen Sie, ob Sie es gemeinsam auf eine budgetschonende und optimale Weise behandeln können. Gartner unterstreicht die Bedeutung der Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichsleitern als Schlüssel zur Beseitigung überflüssiger Aktivitäten und zur Beschaffung von Mitteln, um Wachstum voranzutreiben.

  • Rendite auf die Kosten

Gartner führt weiter aus, dass es hilfreich ist, eine Produktivitätseinheit oder eine Kostenrendite zu verwenden – mit dieser Methode können die Kosten in absoluten Zahlen steigen, werden aber durch ein schnelleres Wachstum der Kostenrendite „mehr als ausgeglichen“. Denken Sie daran: Es geht nicht darum, kein Geld auszugeben, sondern es an der richtigen Stelle einzusetzen, um Ihre IT- und Geschäftsergebnisse zu optimieren.

Dinge verbessern – ein Teil der Unternehmenskultur

Damit der Einspareffekt von Dauer ist, sollte die Kostenoptimierung keine einmalige Aufgabe sein, sondern Teil der Handlungsweise Ihres Unternehmens, also der Unternehmenskultur. Hören Sie daher den Mitarbeitern auf allen Ebenen zu, geben Sie ihnen Mittel an die Hand und ermutigen Sie sie, ihre Gedanken mitzuteilen: „Das funktioniert nicht“, „Das sollte jemand in Ordnung bringen“, “Das könnte man effizienter machen”. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter zu Wort kommen lassen, können Sie die Dinge besser, effizienter und langfristig auch budgetfreundlicher gestalten.

Investieren Sie in Ihr Betriebsklima

Und was die Mitarbeiter betrifft, so ist es angesichts der Tatsache, dass so viele Mitarbeiter remote arbeiten, wichtiger denn je, in die Pflege Ihrer Unternehmenskultur zu investieren. Denken Sie an ein Treffen in einer Kneipe, ein Picknick oder ein Grillfest, bei dem Sie sich physisch treffen können. Wenn die einzige Möglichkeit darin besteht, remote zu arbeiten, gibt es zahlreiche virtuelle Teambuilding-Aktivitäten. Je stärker die Kultur ist, die Sie aufbauen, desto mehr engagieren sich die Mitarbeiter für Ihr Referat und die Ziele Ihres Unternehmens. Und das kann nur von Vorteil sein.

Seien Sie beweglich und bereit für Veränderungen

In Zeiten der Ungewissheit wird es Ihnen helfen, flexibel und beweglich zu sein. Die Pandemie hat uns gezeigt, dass nichts in Stein gemeißelt ist. Und wie nie zuvor lohnt es sich jetzt, offen und vor allem bereit für Veränderungen und eine Neubewertung der Vorgehensweisen zu sein.

 

Quellen:
The CIO’s cost-optimization playbook: 7 tips for tight times | CIO
12 IT budget tricks to reduce costs post-COVID | CIO
driving-business-performance-with-strategic-cost-optimization-e-book.pdf (gcom.cloud)

 

 

Diese Website speichert Cookies auf Ihrem Computer.

Diese Cookies werden verwendet, damit wir ständig unsere Website verbessern können und damit Ihnen auf dieser Website oder über andere Medien personalisierte Dienste anzubieten.