Wie bereitet man eine Projektspezifikation vor, sodass ein Softwareanbieter die Zeit und Kosten des Projekts mit größtmöglicher Genauigkeit einschätzen kann? Die Frage bereitet sowohl Outsourcern, die auf der Suche nach dem besten Angebot als auch Software-Häusern, die mit einem begrenzten Budget zu kämpfen haben und die Zeit schwer einschätzen können, schlaflose Nächte.
Um die Antwort auf diese Frage zu finden, haben wir zwei Pre-Sales- und Projekteinschätzungsexperten von Future Processing interviewt – Iwona Dryś, Senior Business Manager und Jakub Pierzchała, Presales Manager. Lesen Sie mehr über deren Einblicke in die IT-Projektschätzung und den Pre-Sales-Prozess.
Startnearshoring (SN): Was sollte in einer guten IT-Projektspezifikation enthalten sein?
Iwona Dryś (ID): Nun, die beste Antwort auf diese Frage lautet: Das kommt darauf an. Natürlich sind funktionale Anforderungen unerlässlich, aber am Ende sind nicht-funktionale Aspekte wie Leistung und Sicherheit ebenfalls sehr wichtig für die Interessenvertreter und das Management.
SN: Was kann man denn, im Hinblick auf die funktionalen Anforderungen, tun, damit die Schätzungen nicht zu unsicher sind?
Jakub Pierzchała (JP): Zunächst sollten wir bei den ersten Phasen des Projekts beachten, dass die Unsicherheit die Realität ist, mit der wir konfrontiert werden. Es gibt das Konzept der „Wolke der Ungewissheit“, die auf der Tatsache begründet ist, dass wir zu Beginn jedes Projekts einfach nicht genau wissen, wie lange die Entwicklung dauern und wie viel sie kosten wird. Bestimmende Faktoren wie Anforderungen, Personal, betrieblicher Kontext, Technologie, Prioritäten oder Einschränkungen sind niemals gleich in zwei gegebenen Projekten. Darum können trotz des Bedarfs an Präzision in den Beginnphasen des Projektes manche Fragen einfach nicht beantwortet werden.
SN: Eines ist klar: Je früher wir uns in dem Stadium des Projekts befinden, desto weniger wahrscheinlich ist es, dessen Kosten und Zeit genau einschätzen zu können.
ID: Ganz offensichtlich. Natürlich variiert diese Unsicherheit, basierend auf vielen Faktoren, die Jakub genannt hat, aber es ist wichtig zu verstehen, dass wenn in der Anfangsphase des Projekts die Schätzungen bei einer Dauer von ungefähr einem Jahr liegen, es genauso gut 3 Monate oder sogar 4 Jahre dauern kann. Es ist einfach so – der Wissensstand über das Projekt wird während des Prozesses der Erstellung einer Spezifikation immer größer. In späteren Phasen, wie zum Beispiel in der Phase der Produktfdefinition, der vorhandenen Anforderungen oder der detaillierten Gestaltung verschwindet die Unsicherheit. Das ist darin begründet, dass sich die Antworten auf die gleichen Fragen in jedem Stadium ändern, und das ist absolut normal.
JP: Das ist wahr. Kunden werden manchmal frustriert, wenn sich das Ausmaß des Projekts zu Beginn schnell ändert, aber eigentlich ist das eine gute Sache. Es ist ein Zeichen dafür, dass die Anforderungen beurteilt wurden und dass wir uns dem Ziel, das die Interessenvertreter eigentlich anstreben, näher kommen – oder dass wir dies zumindest versuchen. Darum ist es wichtig, eine gewisse Menge an Toleranz für Unsicherheit zu entwickeln, vor allem in den frühen Anfängen der Zusammenarbeit mit einem Software-Haus.
SN: Es ist jedoch die Aufgabe eines Dienstleistungserbringers, diese Unsicherheit zu minimieren.
ID: Ja, das stimmt. Die Verantwortung für eine akkurate Einschätzung liegt auf den Schultern des Softwareanbieters. Der Outsourcer ist in der Regel kein Softwareunternehmen, und Software-Entwicklung gehört nicht zu seinem Hauptgeschäft. Und das ist auch in Ordnung, dafür sind wir ja da – es ist unser Job, geschäftliche Probleme mithilfe von Technologie zu lösen. Der Outsourcer muss nur eine Geschäftsidee einbringen und den Willen, diese mithilfe eines Drittanbieters in eine funktionierende Software umzuwandeln.
SN: Aber das ist nicht alles. Je mehr Input der Kunde liefert, desto genauer wird die Einschätzung. So ist es doch, oder?
JP: Ganz bestimmt! Das Software-Haus muss möglichst viele Details über den Projektumfang und den aktuellen Stand wissen. Es gibt jedoch eine Kehrseite der Medaille. Um die Anforderungen genau zuzuschneiden, müssen wir unsere umfassende Erfahrung und unser Expertenwissen während des Pre-Sale-Prozesses einfließen lassen. Darum ziehen wir bei der Schätzung normalerweise Senior-Techniker und Business Analysten mit anwendungsspezifischer Erfahrung hinzu, um die Effizienz und Genauigkeit der Schätzung zu maximieren. Je mehr erfahrene und fachkundige Personen an diesem Prozess beteiligt sind, desto weniger unsicher sind die Schätzungen.
SN: Demnach hängt eine gute Schätzung sowohl von dem Input seitens des Kunden, als auch von den Kenntnissen und Erfahrungen des Anbieters ab?
ID: Ja, aber da ist noch mehr. Das Geschäft ist niemals nur schwarz oder weiß. Manchmal fordern bereits zum frühen Beginn eines Projekts die Interessenvertreter sehr genaue verlässliche Antworten, die sie für ihre Entscheidung benötigen, ob das Projekt grünes Licht bekommen soll oder nicht. In diesem Fall erhöht sich das Risiko in Bezug auf die Unsicherheit.
SN: Was können wir tun, um das Risiko unsicherer Einschätzungen zu minimieren?
JP: Es gibt zwei beste Wege, aus denen man wählen kann. Der erste ist der Einbezug eines Business Analysten für die Schätzungen – besonders dann, wenn Sie im Rahmen eines Festpreismodells zusammenarbeiten möchten.
ID: Wenn man Schätzungen genau vorbereiten möchte, ist es oftmals unerlässlich, einen Business Analysten hinzuzuziehen. Dieser ermittelt genauestens die Anforderungen und klärt Unsicherheiten. Er erstellt außerdem erste Annahmen und führt eine Erstanalyse durch. Und wie Jakub bereits erwähnt hat, ist die Phase der Analyse vor allem bei einer Festpreis-basierten Partnerschaft zu empfehlen. In diesem Modell möchte der Kunde so wenig wie möglich bezahlen, und der Anbieter möchte die Lösung so schnell wie möglich und mit so wenig Kostenaufwand wie möglich liefern. Diesbezüglich verschiebt eine genaue Spezifizierung und eine gut abgestimmte Projektbasis die Bilanz zugunsten eines Business Analysten. Wenn man berücksichtigt, dass die Anforderungen die Grundlage eines Vertrages bilden, dürfen diese nicht unklar und unsicher sein. Dies verursacht Frustration und Missverständnisse.
JP: Der zweite Weg ist die Gründung einer Partnerschaft auf der Grundlage eines Zeit- und Materialvertrages. In dieser Form der Zusammenarbeit strebt der Software-Anbieter die Lieferung der besten Lösung an, sodass der Outsourcer diese Geschäftsbeziehung nur zu gerne fortsetzen möchte. Hier würden wir wahrscheinlich die erste Analysephase streichen, da probieren über studieren geht. Statt also vorab detaillierte Analysen durchzuführen, widmen wir uns häufigen Inspektionen während des Entwicklungsprozesses, um sicherzustellen, dass wir genau das entwickeln, was tatsächlich benötigt wird. In diesem Falle werden die Kosten möglicherweise jedoch höher sein.
ID: Außerdem – wenn man auf der Grundlage von Zeit und Material arbeitet und ohne eine entsprechende Projektspezifikation – muss der Kunde darauf vorbereitet sein, direkt in den Prozess der stufenweise Software-Entwicklung einbezogen zu werden. Hier befolgen wir die Taktik der kleinen Schritte und beratschlagen kontinuierlich jedes Teilergebnis mit den Interessenvertretern, was zeitraubend sein kann.
SN: Sie haben die Rolle eines Business Analysten erwähnt. Ich weiß, dass einige Outsourcer nicht den Wert deren Einsatzes im Prozess sehen. Warum ist das der Fall?
JP: Nun, manche haben den Eindruck, dass ein Analyst den Auftragsinhalt zum Vorteil des Software-Entwicklers erweitert und ausdehnt. Aber das ist weit von der Wahrheit entfernt. Der Business Analyst führt eine Reihe von Befragungen, Interviews und Gesprächen mit den Interessenvertretern durch, um die Anforderungen zusammenzustellen, die dieser Auftrag beinhaltet. Dieser Einbezug kann minimiert werden und dient einzig den Zwecken des Pre-Sales-Prozesses. Aber es gibt auch einen anderen Weg, für den sich einige Kunden entscheiden, nämlich den eines kommerziellen Dienstes in Bezug auf Analyse und Design. Dies resultiert in einer genauen, maßgeschneiderten Spezifizierung, auf der ein Urheberrecht begründet wird, und das später dazu verwendet wird, den bestmöglichen Software-Anbieter auszuwählen.
SN: Möchten Sie damit sagen, dass der Prozess von Analyse und Design – das Zusammenstellen von Anforderungen, Erstellung der Auftragsinhalte usw. – vom Prozess der Software-Entwicklung separiert werden kann?
ID: Ja, das ist wahr und es dient einzig dem Vorteil des Kunden. Dank einer genauen Spezifizierung, die auf der Grundlage einer gründlichen Analyse erstellt wird, besitzt der Outsourcer einen wesentlichen Input für andere Software-Häuser auf seiner Liste mit bevorzugten Anbietern, sodass diese ihre Schätzungen vorbereiten können. Das stellt sicher, dass der Kunde mehrere Angebote für das gleiche Produkt vergleichen kann.
JP: Wenn man bei mehreren Software-Häusern eineInformationsanfrage einreicht, kann man nicht sicher sein, dass alle tatsächlich eine Einschätzung für das gleiche Produkt liefern. Manche werden bestimmte Funktionalitäten hinzufügen, manche werden Funktionalitäten streichen, und am Ende vergleichen Sie Äpfel mit Birnen und wundern sich, wo die Unterschiede in Preis und Zeiteinschätzung herrühren. Um dies zu vermeiden, sollten Sie sich auf die Vorbereitung einer guten Spezifikation mithilfe eines Business Analysten konzentrieren.
SN: Wenn ich nun noch immer nicht von den Vorteilen des Einbezugs eines Analysten überzeugt bin.
ID: Es ist auch wichtig, sich zu realisieren, dass das genaue Zusammentragen von Anforderungen zeitintensiv ist. Natürlich können wir uns auf eine grobe Schätzung dessen, welches die tatsächlichen Anforderungen der Interessenvertreter sind, verlassen, aber es ist viel effektiver, wenn wir diese in den Prozess einbeziehen können. Dies resultiert in hoher Qualität, einer realistischen Einschätzung des Umfangs und einer Maximierung der Chancen, eine Lösung zu liefern, die sie tatsächlich gebrauchen können. Es stellt zudem sicher, dass sowohl der Outsourcer als auch der Dienstleistungsanbieter auf der gleichen Seite stehen und anfallende Themen und Probleme auf gleiche Weise betrachten. Und das ist es, wofür Business Analysten stehen – für die Minimierung der Frustration und für die Maximierung der Effektivität.
JP: Ein weiterer Vorteil einer gründlichen Analyse während des Pre-Sale-Prozesses ist der, dass damit die Möglichkeit geschaffen wird, die Geschäftsidee mit den Vorstellungen der Endbenutzer abzugleichen. Das ist ein wichtiger Punkt! Jede Software muss einen Zweck erfüllen, aber oft stellt sich heraus, dass auf hoher Ebene dieser Zweck in den Augen des Managements und auch der Endbenutzer des Systems ähnlich erscheint, wenn es jedoch in die Details geht, können die Vorstellungen des Managements stark von den Erwartungen der Benutzer abweichen. All diese Sichtweisen müssen in der vom Analysten vorbereiteten Spezifikation einbezogen werden. Ansonsten besteht das Risiko, dass die Software nutzlos ist.
SN: Heißt das, je größer das Projekt, desto wichtiger es ist, sich in einem frühen Stadium auf eine gründliche Analyse zu konzentrieren?
JP: Ja und nein. Wenn Sie Workshops und Interviews streichen und der Vorbereitung der Spezifikation nicht die nötige Aufmerksamkeit widmen, besteht das Risiko, dass Sie mit einer Software enden, die weder Ihre Geschäftsprobleme löst noch Ihren Erwartungen entspricht. In kurzen Projekten jedoch, die relativ günstig sind, sind Änderungen und Anpassungen in der Regel möglich. Aber in komplexeren IT-Projekten kann es sich herausstellen, dass die gewünschten Änderungen einfach zu teuer sind, um diese einzuführen, und dass das gesamte Projekt damit zerfällt.
ID: Das ist wahr. Und einer der häufigsten Gründe für diese Art des Scheiterns ist in erster Linie das Fehlen von Angaben über den genauen „Backlog“, also des Produktrückstands. Man kann sich auf die Vorbereitung einer detaillierten Spezifikation zu Beginn des Outsourcingprojekts konzentrieren und sich danach den kleineren Herausforderungen stellen; oder man streicht dieses Stadium und wählt ein Zeit- und Materialmodell und ist darauf vorbereitet, dass man konstant in das Projekt involviert ist, was jedoch ein wenig mehr kostet. Normalerweise sind die Kunden, die dies verstehen, diejenigen, die aus den Fehlern der Vergangenheit gelernt haben, als sie mit unklugen Investitionen und nutzloser Software endeten.
SN: Vielen Dank für diese Konversation. Jetzt sind wir sicher, dass eine gut vorbereitete Spezifizierung, die von erfahrenen Fachkräften erstellt wird, für eine genaue Einschätzung eines IT-Projekts unerlässlich ist.