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IT Projektmanagement: eine knappe Anleitung für Werkzeuge und Methodiken

Lesezeit: 9 min

Scrum, Kanban, Wasserfall – was ist das? Wann sollte man sie verwenden und was sind die Vor- und Nachteile?Das Wählen der passendsten Projektmanagement-Methodik dreht sich vollkommen um das Implementieren der besten Planungsweise, das Fortschreiten und schließlich das erfolgreiche Beenden Ihres Projektes.

Projektmanagement-Herangehensweisen können in drei breite Kategorien unterteilt werden: traditionell, agil und hybrid. Wir haben einige der bekanntesten Namen in jeder Kategorie zusammengetragen, um Ihnen einen Überblick darüber zu geben, für was sie stehen und wie sie sich voneinander unterscheiden, und um Ihnen eine kleine Hilfestellung bei der Frage zu geben, welche für Sie am besten geeignet wären. 

TRADITIONELL: Wasserfall, Prince2, PMI/PMBOK®

Traditionelle Herangehensweisen können durch strikt aufeinander folgende Schritt-für-Schritt-Prozesse von Produkt- oder Dienstleistungen charakterisiert werden. Sie akzentuieren die sorgfältige Ansammlung von Anforderungen, die detaillierte Analyse und das aufwendige Design, und betonen die Wichtigkeit der Dokumentation. Diese Herangehensweisen eignen sich am besten für Projekte, die bereits zu Anfang genau definierte Anforderungen haben. Grund dafür ist, dass das Produkt oder die Dienstleistung nach dem anerkannten Plan geliefert werden muss. Im Vergleich zur agilen Herangehensweise gehen die traditionellen Herangehensweisen nicht ins Detail bezüglich der Weise der Produktherstellung; stattdessen konzentrieren sie sich auf ein höheres Niveau des Managements des Projektes.

Waterfall
Wann sollte man es am besten verwenden? In einer IT-Umgebung ist die Wasserfall-Methodik am besten für kurze und sich wiederholende Projekte geeignet, wo die Anforderungen feststehen und sich unter keinen Umständen ändern werden.
Was ist es? Das Wasserfall-Modell ist eine aufeinanderfolgende (sich nicht wiederholende) Projektmanagement-Methodik, bei der Fortschritt durch Projektphasen hinweg als ständig fließend angegeben wird. Das Modell stammt aus dem Fabrikwesen, wo der Fortschritt linear ist und Phasen sich nicht überschneiden – jede Phase muss erfüllt werden, bevor die nächste Phase anfangen kann. Die Wasserfall-Methodik könnte nicht so gut für komplexe IT-Projekte geeignet sein, oder für solche, die sich wahrscheinlich noch ändern werden, weil man nicht zu vorherigen Phasen zurückgehen oder das Produkt überarbeiten kann, wenn es einmal entwickelt ist.
Pro:
  • Der Prozess wird gut dokumentiert und ermöglicht eine einfache leitende Kontrolle;
  • Linear und deswegen einfacher zu verstehen.
Kontra:
  • Veränderungen der Projektleistungen wird umso mehr kosten, je später im Projekt-Lebenszyklus sie implementiert werden;
  • Es wird dauern, bis die ersten Ergebnisse des Projektes sichtbar werden, da es nicht möglich ist, Projektphasen gleichzeitig laufen zu lassen.

PRINCE2
Wann sollte man es am besten verwenden? Prince2 kann auf fast jedes Projekt angewandt werden, egal welche Größe, Art oder Branche. Es ist klassischerweise am beliebtesten im Vereinigten Königreich und in Europa. Prince2 ist am besten geeignet für Projekte, die ein niedriges Level an Unbestimmtheit haben und einen hohen Grad an regulatorischer Kontrolle benötigen.
Was ist es? Prince2, auch bekannt als “PRojects IN Controlled Environments” ist eine vorschreibende, prozessbasierte Methodik für Projektmanagement, welche aus dem öffentlichen Sektor des Vereinigten Königreichs stammt und nun auch weitgehend international im privaten Sektor benutzt wird.  Prince2 unterteilt das Projekt in zu befolgende  überschaubare und kontrollierbare Phasen, zusammen mit einer detaillierten Planung für zeitnahe Phasen. Es wird gesteuert von der Business-Ausrichtung und konzentriert sich auf den Output, welchen das Projekt liefern wird. Eine genau definierte Organisationsstruktur und klare Rollen des Projektmanagement-Teams, zusammen mit Prozeduren zur Eskalation und Berichterstattung, sind ein Muss für diese Methodik.
Pro:
  • Bietet eine singuläre Standard-Herangehensweise an Projektmanagement, unterteilt den ganzen Prozess in einfach handelbare Phasen und fokussiert sich auf das endgültige Produkt;
  • Unterstützt regulatorische Übereinstimmung, da das Projekt ordnungsgemäß dokumentiert wird mit gegebenen Dokument-Mustern.
Kontra:
  • Ermöglicht nicht das Level an Flexibilität wie bei der agilen Herangehensweise – Änderungen könnten schwierig zu implementieren sein, weil sie durch eine Reihe von Genehmigungen gehen müssen und viele Updates der Dokumentation fordern;
  • Unterstreicht nicht die Wichtigkeit von Soft Skills der Projektteammitglieder.

PMI’s PMBOK®
Wann sollte man es am besten verwenden? PMIs PMBOK® kann auch fast auf jedes Projekt angewandt werden, egal welche Größe, Art oder Branche. Es ist klassischerweise am beliebtesten in den USA und dem übrigen Amerika. Es eignet sich am besten für Projekte, die ein niedriges Level an Ambiguität und Ungewissheit haben.
Was ist es? Der Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) ist ein wissensbasierter Rahmen, der etablierte Normen, Methoden, Prozesse und Verfahren beschreibt. Der PMBOK® Guide des Project Management Institutes (PMI) dient als eine Sammlung von anerkannten Verfahren, Wissen und Techniken für verschiedene Aspekte des Projektmanagements. Sie sollten befolgt werden, sodass die Bedürfnisse des Unternehmens und des Projektes erfüllt werden. PMBOK® wird von Kundenanforderungen bestimmt und fokussiert sich auf Aktivitäten im Zeitplan und in der Rolle des Projektmanagers.
Pro:
  • Gibt Informationen darüber, was ein Projektmanager wissen sollte und welche Herangehensweise verwendet werden sollte während des Managens eines Projektes mithilfe der PMI PMBOK®-Methodik;
  • Neue Werkzeuge und Techniken können innerhalb des Projektes hinzugefügt und verbunden werden.
Kontra:
  • Wie bei anderen traditionellen Methoden, wird auf eine solide anfängliche Analyse und Planung gebaut, was die Flexibilität des Projektes einschränkt;
  • Eine strikte Herangehensweise, die man als komplettes Wissens- und Methodenpaket befolgen sollte.

AGIL: Scrum, Kanban

Das Agile ist eine Sammlung von Werten für Softwareentwicklung, die sich deutlich von steifen traditionellen Herangehensweisen absetzt.

Die Werte, wie zum Beispiel Individuen und Interaktionen, funktionierende Software, Kunden-Zusammenarbeit und der Umgang mit Veränderungen, werden so dargestellt, dass sie wichtiger als Prozesse und Werkzeuge, eine verständliche Dokumentation, die Vertragsverhandlung und das Folgen eines Planes sind. Die Werte sind festgehalten im Agile Manifesto, einer Proklamation aus 68 Worten darüber, was Agile ist. Sie helfen dem Team, darüber zu entscheiden, wie man eine Software am besten entwickeln kann.

SCRUM
Wann sollte man es am besten verwenden? Scrum eignet sich am besten für Projekte, die sehr wahrscheinlich viele Veränderungen im Überhang haben werden oder die viele Veränderungen in den Projektanforderungen haben könnten.
Was ist es? Scrum ist ein sich wiederholendes Softwareentwicklungs-Framework für das Managen der Softwareentwicklung. Die Herangehensweise priorisiert eine funktionierende Software über eine gründliche Dokumentation und unterstreicht die Wichtigkeit von Team-Zusammenarbeit und Self-Management. Scrum basiert auf der Annahme, dass Interessenvertreter keine Details davon angeben können, wie das Produkt für sie aussehen soll, bis sie einen funktionierenden Prototyp gesehen haben. Genau deswegen enthält jede Wiederholung (auch „Sprint“ genannt) eine Kombination von Projektphasen (z. B. Analyse, Design, Implementation, Tests, etc.) und zielt auf die Lieferung eines funktionierenden, getesteten und eventuell versendbaren Produktes an den Kunden ab. Der Kunde kann dann weitere Funktionalitäten zum Entwickeln und Implementieren innerhalb des Produktes überprüfen und anfragen. Das Scrum-Framework zieht das Reagieren auf sich verändernde Anforderungen dem Folgen eines strikten Planes vor, weswegen das Planen vor jedem Sprint stattfindet.
Pro:
  • Beschleunigte Zeit zum Verkauf – funktionierende Software wird schneller geliefert;
  • Flexibilität, sich jederzeit an neue Business-Realitäten anzupassen, während die Anforderungen sich verändern.
Kontra:
  • Ein Besitzer eines Produktes (auf der Seite des Kunden) muss sich engagieren, zusammen mit dem Team zu arbeiten;
  • Setzt eine kulturelle Veränderung in der Denkweise Ihres Teams voraus, wenn sie an die Verwendung von längeren Entwicklungszyklen der traditionellen Methoden gewöhnt sind.

SCRUM - IT Projektmanagement

Kanban
Wann sollte man es am besten verwenden? Kanban eignet sich am besten für Projekte, die eine kurze Reaktionszeit mit einer minimalen Planung voraussetzen und wo Prioritäten sich regelmäßig verändern. Es ist eine gute Methodik für Projekte, bei denen Aufgaben in effizienter Weise von der Liste der Arbeitsrückstände auf die Liste der erledigten Sachen rücken müssen.
Was ist es? Kanban (wörtlich übersetzt eine Hinweistafel auf Japanisch) ist ein mageres Planungssystem, welches in den 1940er Jahren in einer Toyota-Fabrik in Japan entstanden ist. Heutzutage ist Kanban beliebt bei agilen Softwareentwicklungsteams. Es ist eine visuelle Methodik, bei der der aktuelle Arbeitsfortschritt auf einer Tafel angezeigt wird. Spalten repräsentieren verschiedene Schritte im Arbeitsablauf (z.B. Arbeitsrückstände, in Bearbeitung, wird getestet, fertig) und Aufgaben bewegen sich im gleichmäßigen Tempo entlang dieser Tafel in Richtung Fertigstellung. Kanban verbessert die Zeit des Projekt-Lebenszyklus, weil es eine Begrenzung auf die Anzahl der Aufgaben in jedem Schritt des Arbeitsablaufes setzt, um Blockaden zu vermeiden und um einen reibungslosen Fortschritt zu versichern (z.B. schränkt die Aufgaben in der Spalte „in Bearbeitung“ ein, um sie zur Spalte „Fertig“ zu treiben).
Pro:
  • Verbessert die Zeiteffizienz, indem es unnötige Aufgabenveränderungen entfernt;
  • Problematische Aufgaben werden beseitigt, um Engpässe zu minimieren und Team-Zusammenarbeit zu fördern.
Kontra:
  • Könnte eine ordentliche Priorisierung des Inputs erfordern und gibt dann gleichmäßigen und regelmäßigen Output;
  • Das Planen, erfolgreich zu werden, erfordert ein erfahrenes Kanban-Team – eines mit guter Stammdaten-Analyse und Prognose-Fähigkeiten.

HYBRID: Agile PM (DSDM)

Hybride Modelle des Projektmanagements übernehmen Teile aus den beiden Welten – der traditionellen und Agilen Welt, und sorgen sich somit um sowohl die Entwicklung als auch die Business-Seite des Projektes.

Ein hybrides Modell verwendet verschiedene Prozesse und Werkzeuge von zwei oder mehreren unterschiedlichen Methodiken. Ein Beispiel wäre das Verwenden von Agilen Methodiken, um die Produktentwicklung voranzutreiben, aber das Verwenden der traditionellen Methodik bezüglich des Sammelns von detaillierten Anforderungen, Analyse-Ergebnissen und Designs für komplexere Teile des Projektes.

DSDM Agile Project Framework
Wann sollte man es am besten verwenden? DSDM könnte zwar gut im Outsourcing funktionieren, wo eine Phase zur Sammlung von detaillierten Anforderungen und Analyse-Ergebnissen für das Angebot oder für den Vertrag gebraucht werden könnte, allerdings könnte die Entwicklung an sich in einer Agilen Weise durchgeführt werden.
Was ist es? Das DSDM Agile Projekt-Framework wurde von dem Agile Business Consortium (ehemals bekannt als Agile DSDM Consortium) erstellt. Das Framework ist eine eigenständige Agile Projektmanagement- und Lieferungsmethode mit einem vollen Lebenszyklus, welcher Anleitungen und optionale Leistungen beinhaltet, die erforderlich sind für Projekt-Governance und –Compliance. Es ist basiert auf der Annahme, dass der beste Business-Wert herauskommt, wenn Projekte mit Business-Zielen übereinstimmen, diese regelmäßig geliefert werden und eine Zusammenarbeit von befugten Individuen involvieren. Business-Menschen sind von Anfang an proaktiv am Projekt beteiligt, indem sie die Entwicklung leiten, die Arbeit des Teams priorisieren und sicherstellen, dass die Arbeit, die geliefert wird, das Beste ist, was innerhalb des Budgets und des Zeitplans des Projektes erzielt werden kann. Das Framework ermöglicht eine Integration von anderen Projekt-Herangehensweisen – es kann zu einem Agilen Projektmanagement-Framework zugeschnitten werden, welches auf andere agile Entwicklungs-Hernagehensweisen übertragen werden kann,  und kann aber auch als agiles Projekt-Lieferungsframework innerhalb einer traditionellen Projektstruktur integriert werden.
Pro:
  • Klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten für alle Involvierten;
  • Effektives Priorisieren mit dem Gebrauch der MoSCoW-Methode, die die entsprechenden Anforderungen unterteilt, was der Kunde ‘Haben muss’ („Must-Have“), ‘Haben sollte‘ („Should have“), ‘Haben könnte‘ („Could have“), und ‚Haben möchte, aber nicht bekommt‘ („Would like but won’t get“).
Kontra:
  • Erfordert eine kulturelle Veränderung bezüglich der Denkweise Ihres Entwicklungsteams;
  • Die Implementierung könnte kostspielig sein, da es eine Schulung für Programmierer und Benutzer erfordert.