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Bewährte Verfahren im RFP-Prozess

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In dieser Episode von IT Leadership Insights spricht Jarosław Granat mit Lauren Tennant über den Prozess der Auswahl eines guten Outsourcing-Unternehmens im Bereich der Software-Entwicklung.

In diesem Video werden Sie zwei verschiedene Ansätze für die Auswahl eines IT-Partners kennenlernen: Das herkömmliche, auf RFP basierte Verfahren sowie eine alternative, von Lauren entwickelte Workshop-basierte Methode. Lauren wird außerdem bewährte Verfahren für die Auswahl eines IT-Partners über ein RFP erläutern und erklären, welche Methode für welches Unternehmen die beste ist.

Unsere Gäste:

Lauren Tennant ist die Mitbegründerin von Horizon Seven, ein inspirierendes, energiegeladenes Team aus Sourcing Experten von Weltklasse. Lauren gestaltet als führende Persönlichkeit im Bereich des Sourcing die Art, wie wir Technologiedienste kaufen und verkaufen, neu. Unter Einsatz Ihrer Fertigkeiten als ehemalige Führungskraft im Bereich Global Technology kombiniert Lauren pragmatische Beratung mit den neuesten Sourcing-Praktiken, um sowohl für Käufer als auch Lieferanten die besten Ergebnisse zu erzielen.

Jaroslaw Granat ist Future Processing’s Head of Client Engagement, der sich für die Gewährleistung des höchsten Serviceniveaus für die Kunden des Unternehmens einsetzt. Er hat Computerwissenschaften und Wirtschaftspsychologie studiert und arbeitet bereits seit 10 Jahren im IT-Bereich.

Das Transkript der Episode

Jarosław Granat (JG): Hallo, mein Name ist Jarosław Granat, und ich möchte Sie zu dieser Episode von IT Leadership Insights durch Future Processing begrüßen. Das Schreiben einer Ausschreibung ist keine schnelle oder einfache Aufgabe, da es eine Reihe von Dingen gibt, die berücksichtigt werden müssen. Glücklicherweise ist unser heutiger Gast Lauren Tennant, eine spezialisierte Sourcing-Beraterin von Horizon Seven, genau die Richtige, um über dieses Thema zu sprechen. Hallo, Lauren.

Lauren Tennant (LT): Hi.

JG: Lauren, könnten Sie uns bitte ein wenig über sich erzählen?

LT: Natürlich kann ich das. Ich war den Großteil meiner Karriere Konsument, der Technologien für Großkunden aus Großbritannien kaufte, und seitdem arbeite ich als Markt-Berater und helfe globalen Kunden beim Kauf von Dienstleistungen. Außerdem habe ich einen beträchtlichen Teil zur Forschung als Master und heute Doktor im Outsourcing beigetragen. Also habe ich insgesamt eine Menge Zeit damit verbracht, über das Outsourcing nachzudenken.

JG: Das ist perfekt für die heutige Episode.

LT: Das hoffe ich doch.

JG: Als Fachkraft, Lauren, können Sie uns bitte sagen, wie ein typischer Lieferantenauswahlprozess aussieht, denn aus meiner Erfahrung ist es manchmal eine Qual für Kunden, für Käufer, weil sie nicht wissen, was sie erwarten oder fragen sollen, gerade wenn sie es zum ersten Mal tun.

LT: Natürlich. So verwenden Kunden in der Regel eine RFP-Anfrage, um Dienstleistungen zu kaufen, und es hängt von der Größe und Form der Dienstleistungen ab, die sie kaufen, wie lange und wie komplex dieser Prozesses natürlich ist. Aber es ist normal sehr schwierig für alle Beteiligten, den Käufer und den Erbringer der Dienstleistungen, also wird normal ein Kunde erst über den Umfang nachdenken, so dass er ein Anforderungsprofil erstellt. Dann denken sie darüber nach, das auf den Markt zu bringen, und viele Kunden, vor allem bei größeren Beschaffungen, verwenden einen RFI-Prozess, um die Lieferanten auszusuchen, die sie dann zum RFP-Prozess einladen möchten. Das kann also alles sehr lange dauern und bedeutet sehr viel Papierkram, was man vermeiden will, also eher eine Fernbeziehung. Dann werden sie das den Lieferanten zur Verfügung stellen, die dann ein langes Antwortschreiben verfassen, und dann kann eine Beauty-Parade folgen, gefolgt von einer Shortlist-Übung, gefolgt von der Auswertung und dann, typischerweise erst bei der Gesamtauswertung, versteht der Klient die Geschäfts-Situation, den Vorschlag des Lieferanten, des ausgewählten Lieferanten, und all das kann einige Schwierigkeiten im Sourcing-Prozess verursachen, weil es lange dauert, all diese langen Schreiben und Dokumente zu verarbeiten, was zu Schwierigkeiten bei den Erwartungen und im Verständnis führen kann.

JG: Also besteht der Prozess definitiv aus vielen, vielen Einzelschritten.

LT: Richtig, ja.

JG: Also, aus deiner Erfahrung, was wäre die beste Praktik zur Einhaltung dieses Prozesses für diese Unternehmen, die outsourcen wollen?

LT: Okay. Ich denke, was wirklich wichtig ist, ist, dass die Klienten, die auf den Markt für Dienstleistungen kommen wollen, verstehen, was es ist, das sie erreichen wollen mit dem Produkt oder den Dienstleistungen, die sie wollen. Also was das Endergebnis aus dem Vertrag sein sollte, des gewünschten Produkts oder der Dienstleistung, damit sie den Wert dessen verstehen, dass sie den Geschäftsfall verstehen, einschließlich der Frage, ob sie einiges doch hier produzieren sollen, ob sie ein Hybridmodell bevorzugen, und auch, ob sie nichts tun sollten, oder? Um also einen robusten Business-Fall zu verstehen, hilft es dem Kunden, mit Wissen auf den Markt zu kommen, was sie kaufen und was es für sie bedeutet, damit der Prozess später nicht durcheinander gerät, von jemandem verzögert oder ganz gestoppt wird, weil klar wird, dass der Nutzen nicht so groß ist, wie sie dachten, dass er sein würde, oder die Erbringung der Dienstleistungen für ihre internen Ressourcen unmöglich ist.

JG: Sie haben auch erwähnt, dass ein Teil des Prozesses ist, ein Dokument vorzubereiten, das an die potentiellen Lieferanten geschickt wird. Womit fangen Sie an, wenn Sie so etwas vorbereiten?

LT: Nun, ich denke, typischerweise verschwenden Klienten zu viel Zeit beim Schreiben von Eingangsspezifikationen in ein RFP-Dokument, das allen Dienstleistern zu sagen versucht, wie die Lösung aussehen sollte, und ich halte es für vorteilhaft, wenn man diesen Ansatz vermeidet.

JG: Okay.

LT: Also konzentrieren wir uns auf die Ausgangsspezifikation. Natürlich muss man mit dem Bereich beginnen. Was ist es, was du kaufen willst? Wir versuchen, unseren Kunden dabei zu helfen. Nicht mit Input-Begriffen, sondern mit Outcome-Begriffen. Also, was versuchst du zu erreichen? Der Bereich sollte auch die Parameter einbeziehen, mit Mengen, Regionen usw. Was auch in der Frühphase wichtig ist, ist die Einbeziehung der Sicht des Käufers auf den Vertrag. Also, welche Art von Vertrag erwartest du? Was sind die Prinzipien, die man mit diesem Vertrag verbinden sollte? Was erwarten Sie von dem Lieferanten, dass er sich anmeldet? Denn das bleibt oft bis zum Ende, und dann kann es ein schwieriges Gespräch rund um die Vertragsbedingungen geben und wie der Lieferant die Lösung anhand der Vertragsbedingungen bewertet, und da gibt es oft eine Diskrepanz, richtig? Das zu vermeiden, kann also helfen, dies mit einzubeziehen. Und dann denke ich, dass das Letzte, was du auch tun solltest, ist, zu überlegen, was für eine Beziehung du haben willst. Also, welche Art von Beziehung willst du? Wie sollte die Governance funktionieren? Ist es eine intime Beziehung, die du brauchst? Brauchst du eine enge Arbeitsweise? Welche Art von Servicekennzahlen erwartest du, zu erreichen? Damit der Lieferant wieder eine Lösung schreiben kann, die diese Dinge liefert, damit es später keine bösen Überraschungen gibt.

JG: Lassen Sie uns mit der Ausschreibung innehalten, weil ich weiß, dass Sie ein großer Unterstützer eines alternativen Ansatzes sind.

LT: Ja.

JG: Könnten Sie diesbezüglich einige Erkenntnisse mitteilen?

LT: Ja. Also haben wir uns einen Prozess ausgedacht, den wir visionäres Sourcing nennen, und das ist anders, weil es die Notwendigkeit für die ellenlangen schriftlichen RFP-Prozesse wegkürzt. Es ist nicht einfach. Es ist keine Abkürzung zu einer Lösung, die auf all den Recherchen, die ich über meine Karriere gemacht habe, rund um die Dinge, eine Beziehung später schwierig machen, infolge einiger Probleme mit dem Sourcing-Prozess, unter Verwendung der RFP und der dafür benötigten Zeit. Also nehmen wir das RFP heraus, und stattdessen machen wir eine persönliche Co-Design-Arbeit, um eine Lösung zu finden. Eine andere Sache, die anders an unserem visionären Sourcing aus einem typischen RFP-Prozess ist, basierend auf dem gerade Erwähnten, ist die Verschiebung des Geschäftsfalls an die Spitze des Prozesses. Deshalb arbeiten wir sehr eng mit unseren Kunden zusammen, um zu artikulieren, wie dieser Geschäftsfall aussieht, um einige Tests auf dem Markt durchzuführen, damit eine Lösung für die Markteinführung absehbar wird, so dass wir uns verstehen, wenn wir später Workshops mit den Lieferanten eingehen. Und um einen Workshop-basierten Ansatz zu verfolgen, muss man mit einer geringen Anzahl an Lieferanten arbeiten, also haben wir zu Beginn des Prozesses eine Auswahlliste, und wir können das tun, weil wir wirklich verstehen was wir kaufen wollen und was wichtig für uns ist. Also wissen wir von Beginn an, wonach wir auf dem Markt genau suchen, statt 15 weitere Verkäufer zu überprüfen, und noch mehr Arbeit erledigen zu müssen. Lange Dokumente, die 300 oder mehr Seiten umfassen können. Wir konzentrieren uns auf drei, vielleicht vier sorgfältig ausgewählte Anbieter, die von Angesicht zu Angesicht in Designwerkstätten arbeiten, und das sind die fundamentalen Unterschiede. Und das Letzte, was anders ist, ist die parallele Durchführung unserer Vertragsverhandlungen mit diesen drei oder vier Anbietern, während dieser Workshops: Also ist die Idee, alles auf den Punkt zu bringen, statt der Alternative, die wir hätten, wenn wir Äpfel mit Äpfeln vergleichen, mit lauter ähnlichen Lösungen, die das RFP vorantreiben. Und so haben wir drei oder vier unterschiedliche Ansätze mit den jeweiligen Verträgen dazu, die für die Lösung passend sind, und das dauert in der Regel Monate der Kommunikation, statt 12+ Monate, die du nun für den RFP-Prozess aufwenden kannst, aber es ist nicht leicht. Es erfordert eine Menge Mühe, und wenn du nicht in der Lage bist, diese Art von Prozess durchzuführen, oder du keinen externen Berater damit beauftragen kannst, ist es immer noch gut, einen sehr guten RFP herzunehmen. Es ist kein Entweder Oder, sondern eine gute Entscheidung.

JG: Okay, ich habe eine Frage, denn ich kann mir vorstellen, dass es verschiedene Gruppen von Unternehmen und Personen mit unterschiedlichen Bedürfnissen gibt. Wahrscheinlich gibt es einige der Menschen und Unternehmen, die den RFP-Prozess vorziehen, und einige, die visionäres Sourcing wollen. Also, wer sind Ihrer Meinung nach die Zielgruppen, und welchen Rat würden Sie jeder Gruppe von Menschen geben?

LT: Also denke ich, dass Unternehmen, die einem traditionelleren Ansatz des Preisvergleichs folgen wollen, um eine Lösung zu finden, am RFP-Ansatz festhalten sollten, denn das ist es, was ihn ausmacht und gut macht. Ich denke, ich bei meinem Rat von vorhin bleibe, im Bezug auf den Geschätsfall, dem Prozess, usw., da der Ausschreibungsprozess selbst durch diese Dinge verbessert wird. Also diesen Rat anzunehmen und sich wirklich sicher über den Prozess zu sein. Ich denke, es ist auch wichtig, über die eigenen internen Fähigkeiten zur Durchführung des RFP nachzudenken. Deshalb arbeiten wir mit vielen Kunden zusammen, die versehentlich die vorgesehene Zeit überschreiten, weil sie sich zu aggressive Zeitpläne gesetzt haben. Sie versäumen ihre Fristen, oder sie versuchen tatsächlich, die Lieferanten auszuquetschen, indem sie reagieren, also in zu kurzer Zeit, um effektiv etwas tun zu können. Also denke ich, dass es wichtig ist, den Prozess zu planen, die eigene Fähigkeit zu kennen und rechtzeitig abzuliefern, und als Käufer ist es wichtig, dass man sich ein Zeichen bei den Anbietern setzt, dass man seine eigenen Zeitpläne erreichen kann. Das sind Dinge, die ich über eine Ausschreibung sagen würde. Ich denke, es kann jeder sein, jede Art von Kunde in jedem Sektor, das ist nicht wichtig. Was wichtig ist, ist, welche Art von Ergebnis man mit dem Prozess zu erreichen versucht, also Preis und Lösung findet, die gut für ein RFP sind. Wenn du nach etwas suchst, das komplexer ist, und an der guten Gestaltung der Lösung arbeitest, und es drei oder vier verschiedene Optionen gibt, dann ist visionäres Sourcing eine gute Sache, eine gute Alternative und wird diese Dinge viel besser erreichen als es RFP möglicherweise kann. Der andere Vorteil ist, die Möglichkeit zu geben, um mit den potentiellen Lieferanten zusammenzuarbeiten, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, was eine gute Sache ist, denn wenn du mit ihnen arbeiten kannst und du von Anfang an eine Beziehung aufbaust, ist das gut. Wenn das also wichtig ist, wenn es eine kritische Lieferung betrifft, wenn es sehr komplex ist, dann ist visionäres Sourcing, denke ich, viel besser als ein RFP zu diesem Zweck, aber wieder einmal gebe ich Ihnen eine Art Gesundheitswarnung. Es ist keine Abkürzung und es ist nicht einfach. Es erfordert viel Konzentration, um schnell zu arbeiten, also müssen Sie bereit sein, mit den internen Ressourcen zu jonglieren, um dies zu tun. Und ich denke, man braucht wirklich externe Unterstützung, um das zu ermöglichen.

JG: Alles klar, danke für die Zusammenfassung, und für das ganze Gespräch, Lauren.

LT: Es war mir ein Vergnügen. Ich hoffe, es war hilfreich.

JG: Und danke, dass Sie, liebe Zuschauer für diese Episode von IT Leadership Insights eingeschaltet haben. Nochmals, wenn Ihnen das gefallen hat, und ich bin mir sicher, dass es das hat, dann empfehlen Sie das Video Freunden und Kollegen. Und zugleich, wenn es etwas gibt, über das wir in den nächsten Episoden sprechen sollen, lassen Sie es uns einfach wissen. Nochmals vielen Dank und bis in der nächsten Episode.

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