Jeder Projektmanager sollte über verschiedene Tools verfügen, die ihm bei der Planung, Verwaltung und Rationalisierung seines Workflows helfen sollen, um sein gesamtes Projekt effizienter durchführen zu können – unabhängig davon, ob ihr Team vor Ort oder remote arbeitet. Es ist wichtig, sich zunächst für die richtigen Tools zu entscheiden und es gibt einige wichtige Faktoren, die vor der endgültigen Auswahl berücksichtigt werden sollten.
Welche Faktoren sollte ein Unternehmen bei der Auswahl von Projektmanagementtools berücksichtigen?
Abgesehen von der offensichtlichsten Anforderung (die die Hauptfunktionalität des Tools darstellt), gibt es einige andere, ebenso wichtige Faktoren, die ihnen zeigen, ob eine Lösung die beste für Sie ist.
- Sicherheit
Egal wie hervorragend das Tool auch aussehen mag, es ist nutzlos, wenn Ihre Daten nicht geschützt sind. Die Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen sind eines der ersten Dinge, die Sie bei jedem Tool überprüfen sollten, damit Sie, Ihr Team und ihre Kunden sich allesamt sicher fühlen können.
- Anpassung
Die Tools, die Sie wählen, müssen Ihren Bedürfnissen entsprechen. Daher ist es wichtig, dass Sie die Tools flexibel und einfach an die Arbeitsmodelle und wechselnden Anforderungen Ihres Teams anpassen können.
- Intuitivität
Jede Lösung, für die Sie sich entscheiden, muss relativ einfach zu bedienen sein und eine niedrige Eintrittsbarriere aufweisen, sodass auch Personen mit weit weniger Erfahrung oder Neueinsteiger das System schnell beherrschen.
- Skalierbarkeit
Vielleicht möchten Sie zunächst klein anfangen und nur kostenlose Testversionen oder Basisversionen dieser Tools verwenden. Da jedoch jedes Unternehmen auf Wachstum ausgelegt ist, müssen Sie auch ein paar Schritte vorausdenken. Prüfen Sie im Vorfeld, ob es eine Möglichkeit gibt, auch größere Projekte mit höherer Datenkapazität, mehr Nutzern und mehr Optionen durchzuführen.
- Erreichbarkeit
Werfen Sie nicht zuletzt einen Blick auf die verfügbaren Berechtigungen und Einschränkungen und stellen Sie sicher, verschiedenen Konten bestimmte Rechte und Privilegien gewähren zu können. Nicht jeder muss vollen Zugang zu jedem Detail des Projekts haben.
Unter Berücksichtigung der oben genannten Faktoren haben wir eine Liste mit empfohlenen Tools erstellt – die alle bereits von uns getestet und genehmigt wurden. Sie können sie selbst überprüfen und herausfinden, ob sie auch für Sie geeignet sind!
Die besten Projektmanagementtools
1. Planungs- & Aufgabenmanagement
Um gut organisiert zu bleiben, sind Planungs- und Aufgabenmanagement-Tools absolut unerlässlich. Dank dieser können Sie Aufgaben planen und zuweisen, den Fortschritt Ihres Teams überprüfen und die volle Kontrolle über Ihr Projekt behalten.
a. Microsoft Project
Hierbei handelt es sich um eine leistungsstarke Lösung mit vielen Funktionalitäten, die jedoch sehr intuitiv und ziemlich einfach zu bedienen ist. Es stehen drei Abonnementpakete zur Auswahl, sodass Sie das für Sie geeignetste auswählen können.
b. Jira
Ursprünglich war dies nur ein Bug- und Issue-Tracker. Aber nun können Sie mit Jira auch Projekte planen, verfolgen und verwalten, Workflows und erweiterte visuelle Berichte erstellen und sogar neue Mitarbeiter eingliedern. Sie können Jira kostenlos ausprobieren und dann das Paket wählen, das für Sie am besten passt.
c. Trello
Trello ist ein schön gestaltetes Tool, durch das Sie Ihre Projekte mithilfe von Kanban-Tafeln koordinieren können. Es ist einfach, flexibel, mit vielen Optionen ausgestattet und bietet ein kostenloses Paket für Einzelpersonen und kleine Unternehmen sowie Abonnementspakete für größere Betriebe und Unternehmen.
d. Asana
Die Funktionalität von Asana ist Microsoft Project ziemlich ähnlich. Es eignet sich hervorragend für Teams an Remote-Standorten, da es den Nutzern ermöglicht, ihre Arbeit auf sehr effiziente Weise zu organisieren. Die Basisversion ist kostenlos erhältlich, während anspruchsvolle Pakete jährlich und pro Nutzer berechnet werden.
2. Zeitmanagement
Wenn es um Zeitmanagement geht, sind die Zeitplanoptionen in den oben genannten Tools unter Umständen ausreichend. Viele Projektmanager ziehen es jedoch auch vor, separate Kalender für Besprechungen, Veranstaltungen, Anrufe, Konferenzen sowie für die Einrichtung von Erinnerungen bei Bedarf zu haben. Darüber hinaus ist häufig ein dedizierter Produktivitätstracker erforderlich.
a. Microsoft Outlook-Kalender
Hierbei handelt es sich um eine hervorragende Business-Class-Option für diejenigen, die auch andere Microsoft-Dienste wie Skype oder Office 365 nutzen. Der Kalender ist in Ihre Mailbox integriert und leicht zu erschließen.
b. Google-Kalender
Diese Option eignet sich hingegen besser für diejenigen, die Google-Produkte bevorzugen, da der Kalender in Google Mail, Google Meets und auch Google Drive integriert ist.
c. Clockify
Clockify dient als ausgereifte Zeiterfassungs- und Stundenzettel-App. Das Tool ermöglicht Ihnen einen klaren Überblick über die wöchentlichen Aktivitäten Ihres Teams, sodass Sie die Arbeitseffizienz optimieren, die Produktivität steigern, die Projektrentabilität erhöhen und es bei Bedarf auch nutzen können, um Berichte an Ihre Kunden zu versenden.
3. Dokumentenmanagement
Wenn es um Dokumentenmanagement geht, nutzen wir hauptsächlich diese beiden Cloud-basierten Dienste:
a. Office 365 (zusammen mit OneDrive und SharePoint)
b. Google Docs (zusammen mit Google Drive)
Beide haben recht ähnliche Grundfunktionen, obwohl der erste Dienst mehr Funktionen, mehr Möglichkeiten der Zusammenarbeit, einen besseren Schutz vor Datendiebstahl und viele verschiedene Berechtigungsstufen bietet. Office 365 und SharePoint eignen sich für größere Unternehmen einfach besser, die mit zahlreichen externen Partnern zusammenarbeiten, während Google Docs und Google Drive optimale Lösungen für kleine bis mittelgroße Projekte sein könnten.
4. Kommunikation
Eine einwandfreie Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb eines Teams – oder zwischen verschiedenen Teams – erfordern Tools zum Chatten, für Videokonferenzen, Anrufe, gemeinsame Nutzung von Dokumenten und so weiter. Besonders, wenn Sie remote arbeiten.
a. Microsoft Teams
Hierbei handelt es sich um einen anspruchsvollen, aber dennoch intuitiven Hub für die Teamarbeit. Microsoft Teams funktioniert wirklich gut für Nutzer von Microsoft 365. Das Tool ist sicher und bietet eine Vielzahl von Add-Ons und Diensten von Drittanbietern zur individuellen Anpassung auf hohem Niveau.
b. Skype for Business
Dies ist ein weiterer Microsoft-Dienst für Instant Messaging und Audio-/Videokonferenzen. Es ist mit SharePoint verbunden und eignet sich hervorragend für die Kommunikation mit Kunden und externen Partnern.
c. Slack
Mittels dieser Lösung können Nutzer innerhalb dedizierter Kanäle kommunizieren, die sich auf einzelne Projekte, Teams oder Themen beziehen können. Slack funktioniert für kleine und große Teams gleichermaßen gut und sorgt gut organisierte Threads und Dokumente.
Zusammenfassung
Natürlich ist die obige Liste nicht vollständig, und Sie können jede Lösung ausprobieren, die Ihnen vermutlich am besten zu ihnen passt. Diese Tools gehören jedoch zu den beliebtesten, Nutzerfreundlichsten und vielseitigsten, die es gibt, und jeder kann von ihnen profitieren – ohne viel Geld und Zeit in das Erlernen neuer und ungewohnter Funktionen investieren zu müssen.
Es ist wichtig, verschiedene Optionen auszuprobieren und ein Toolset aufzubauen, das für ein bestimmtes Team optimal funktioniert. Vergessen Sie nicht, sich im Vorfeld umzuhören und einige Empfehlungen einzuholen, bevor Sie sich zu etwas verpflichten. Denn aus den Erfahrungen anderer zu lernen, kann Ihnen helfen, langfristig viel Zeit und Geld zu sparen.