Es gibt eine Anzahl von Projektelementen, die Sie kontrollieren sollten, um Ihre Entscheidung auf fundierter Grundlage zu machen. Wir haben für Sie eine solche Liste erstellt.
Unabhängig davon, für welche anwendbare Projektmanagement-Methodik Sie sich in Ihrem Bestreben entscheiden, wird jede einzelne Methodik einen bestimmten Grad an Kontrollbedarf seitens des Projektmanagementteams besitzen.
Obwohl es eine breite Übereinstimmung über verschiedene Herangehensweisen bezüglich der Kontrolle von dem, was das Projektmanagement-Dreieck ausmacht, gibt – die Kosten, der Umfang, der Zeitplan und die Qualität – gibt es eine Auswahl von verschiedenen anderen Elementen, um die man sich ebenfalls kümmern sollte.
Wir haben eine Liste mit 10 Projektelementen zusammengestellt, von denen wir der Meinung sind, dass sie regelmäßig überprüft werden sollten, um Sie bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen.
1. ZEIT
Das Kontrollieren Ihres Projektes in Bezug auf den Fortschritt vor dem Hintergrund eines Plans, birgt eine Anzahl von Vorteilen. Neben dem Aufführen einer Übersicht des Fortschritts, kann das Kontrollieren dieses Fortschritts frühe Warnzeichen vor Aufgabenkoordinationsproblemen auffangen. Außerdem gibt es eine Andeutungen dazu, ob das Projekt die Deadlines voraussichtlich schaffen wird oder nicht. Es gibt eine Vielzahl an Methodiken für das Managen von Projektzeitplänen. Egal, welche Methodik Sie wählen, stellen Sie sicher, dass der Plan regelmäßig von Ihnen und Ihrem Team kontrolliert wird, sodass alle fokussiert bleiben und die Wahrscheinlichkeit, dass Probleme eskalieren, minimiert wird.
2. KOSTEN
Projektmanagement-Methodiken und –Herangehensweisen geben eine Auswahl an Hilfsmitteln und Techniken, welche beim Haushaltsentwurf, Planen, Tracken und bei der Analyse von direkten und indirekten Kosten von Projekten hilfreich sein können. Regelmäßiges Kostenmanagement ist ein Muss, wenn Sie sicherstellen wollen, dass der benötigte Projektwert innerhalb des verfügbaren Budgets steigt. Wenn Sie Outsourcing betreiben, wird insbesondere bei Projekten mit festem Preis das Kontrollieren von Kosten oder des Budgets normalerweise vom Outsourcing-Partner übernommen.
3. UMFANG
Unkontrolliertes Wachstum im Ausmaß des Projekts wird als „Scope Creep“ bezeichnet. Das Überprüfen und Kontrollieren der Grenzen eines Projektes über seine Dauer stellt sicher, dass es in einer kontrollierten Weise und nach Plan ausgeführt wird. Wenn der Umfang des Projektes sich ändert, wird er Einfluss auf mindestens eine andere Variable haben, wie zum Beispiel Zeit oder Qualität.
4. QUALITÄT
Um die Qualität zu kontrollieren, wird empfohlen, nicht nur auf den Output zu schauen, sondern auch auf die Faktoren, welche die Arbeitsergebnisse in dieser Zeit beeinflussen und beeinträchtigen können. Genau deswegen sollte man über den gesamten Zeitraum eines Projektes Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle durchführen.
5. RISIKO
Das Kontrollieren und Managen von Risiken hilft dabei, sicherzustellen, dass das betroffene Projekt problemlos abgeliefert wird. Unser Ziel ist es, alle Risiken komplett zu eliminieren, beziehungsweise ihre Auswirkungen auf ein akzeptables Niveau zu reduzieren. Ein Bericht der Risiken, oft auch Risikoregister genannt, enthält normalerweise Informationen wie: die Liste der Risiken, Grundursachen der Risiken, Minderungsmaßnahmen und Notfallkonzepte.
6. CHANCEN
Chance werden in Projekten oftmals übersehen, obwohl das proaktive Suchen nach Wegen, wie man die Projektziele erreichen kann – mithilfe von Innovation oder indem man auf eine smartere, günstigere und schnellere Weise arbeitet – Möglichkeiten zum größeren Erfolg des Projektes offenlegen kann. Möglichkeiten lassen sich sowohl innerhalb der Organisation als auch über sie hinaus finden, und man kann sie im Zusammenhang mit der Schadensbegrenzung betrachten oder sie komplett unabhängig und ohne Bezug zu Risiken sehen. Die Chancenanalyse wird zusammen mit der Risikoanalyse durchgeführt.
7. PERSONAL
Die Verfügbarkeit Ihres Projektteams ist ein ziemlich deutliches Element eines Projektes, welches fortlaufend kontrolliert werden muss. Es kann nichts Störenderes für Ihr Projekt geben als zu wenige helfende Hände, die aus geplanten oder unvorgesehenen Abwesenheiten resultieren. Die Kopfzahl ist eine Sache: darüber hinaus ist es auch wichtig, die Verfügbarkeit Ihres Personals zu kontrollieren, in Bezug auf ihre Fähigkeiten und ihr Leistungsvermögen.
8. VERFÜGBARE VERSION
Das Management und die Kontrolle von verschiedenen Versionen von Projektlieferungen oder Werten (z. B. Produkte oder Projektdokumente) sind notwendig, um Fehler und Missverständnisse in dieser Zeit zu vermeiden. Die Versionskontrolle – die einfachste Form der Konfigurationsverwaltung – ist ein wesentlicher Teil des Managens der Projektqualität.
9. PRODUKTIVITÄT
Das Messen der Produktivität gibt nützliche Informationen über die Leistungen des Projektteams und dadurch auch des Projekts an sich. Es gibt verschiedene Vorgehensweisen und Methoden für das Kontrollieren der Produktivität. Für ein Softwareentwicklungs-Projektteam könnte sich die Produktivität zum Beispiel in dem Maß zeigen, wie viel Arbeit oder Software-Features sie in einem bestimmten Zeitrahmen liefern können.
10. ZUSATZMAßNAHMEN
Es gibt andere Projektelemente, die Sie eventuell auf Grundlage Ihrer individuellen Bedürfnisse für das Projekt kontrollieren sollten. Wenn Sie mit einem ausgegliederten Team arbeiten, wird Ihr Partner sehr wahrscheinlich auch zusätzliche Faktoren wie beispielsweise Team-Fokus, benötigte Zeit für Aufgaben, verbliebene Zeit zum Abschließen einer Aufgabe oder das Ausmaß an zusätzlicher Arbeit messen und kontrollieren. Auch wenn Sie vielleicht nicht jeden Tag Zugang zu diesen Details brauchen, könnten die Schlussfolgerungen aus diesen Messungen sich als sehr nützlich erweisen für das Treffen von wesentlichen Entscheidungen bezüglich Ihres Projektes. Eventuell könnten Sie auch das Kontrollieren von Kommunikation und Auftragsvergabe in Erwägung ziehen, welche beide zusätzliche, entscheidende Aspekte im Leben des Projektmanagements sind.
Fazit
Jedes IT-Projekt ist einzigartig, ebenso wie die Personen, die daran arbeiten. Sicher ist jedoch, dass jedes dieser Projekte ein gutes Maß an Kontrolle über seine Aspekte benötigt, um sicherzustellen, dass es pünktlich, im Rahmen des Budgets, im vereinbarten Umfang und in der vereinbarten Qualität geliefert wird.
Es ist hilfreich, einen vertrauenswürdigen Softwareentwicklungspartner zu haben, der Sie bei allen Aspekten des IT-Projektmanagements unterstützen kann, von der Beratung und dem Design des Softwareprodukts über die Entwicklung bis hin zu Support und Wartung nach der Veröffentlichung.